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 Datenschutzhinweise Online-Meetings

Datenschutzhinweise Online-Meetings und/oder Telefonkonferenzen via Microsoft Teams

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte im Zusammenhang mit Online-Meetings und Telefonkonferenzen via „teams“.

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist:

STEIN & PARTNER Rechtsanwälte mbB
vertr. d. d. geschäftsführenden Partner
Maria Rast
Bischof-Hemmerle-Weg 9
52076 Aachen

Email: kontakt@steinundpartner.de
Telefon: +49 241 51055 0
Fax: +49 241 51055 260

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte von STEIN & PARTNER ist unter der o.g. Anschrift, zu Hd. Herrn Rechtsanwalt Sebastian Hinze, LL.M., beziehungsweise unter datenschutz@steinundpartner.de erreichbar.

„teams“
Soweit Sie die Internetseite von „teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „teams“ herunterzuladen.

Wenn Sie die „teams“-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie „teams“ auch über Ihren Browser nutzen. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von „teams“ erbracht.

Der Anbieter von „teams“ ist Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Die Datenschutzerklärung von „teams“ ist unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement abrufbar. Ergänzend verweisen wir auf https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy. Die Nutzungsbedingungen von „teams“ finden Sie unter https://www.microsoft.com/licensing/docs/customeragreement.

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

a. Bei der Nutzung von „teams“ werden verschiedene Datenkategorien verarbeitet. Der Umfang der personenbezogenen Daten bzw. der Datenkategorien hängt dabei insbesondere davon ab, welche Angaben zu personenbezogenen Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting und/oder einer Telefonkonferenzen machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
• Kommunikationsdaten (z.B. ihre Emailadresse, wenn Sie diese personenbezogen angeben)
• Personenstammdaten (wenn Sie diese von sich aus angeben)
• Inhalte des Onlinemeetings (wenn Sie personenbezogen in Erscheinung treten mit Beiträgen in Wort und / oder Schrift)
• Authentifizierungsdaten
• Logfiles, Protokolldaten
• Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, usw.)
• Profildaten (z. B. ihr Nutzername, wenn Sie diesen von sich aus angeben)

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die abschalten bzw. stummstellen.

b. Wir erheben und verarbeiten Ihre Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie weiterer gesetzlicher Grundlagen (wie z. B. dem Telemediengesetz (TMG) im Bereich der elektronischen Kommunikation) für folgende Zwecke:

1) zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO)

2) im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)

Unser berechtigtes Interesse besteht an der effektiven Durchführung von Online-Meetings und Telefonkonferenzen.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten von STEIN & PARTNER verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „teams“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „teams“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Insofern wird auf die vorstehenden Ausführungen Bezug genommen.

3. Weitergabe von Daten an Dritte

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Der Anbieter von „teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „teams“ vorgesehen ist.

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet grundsätzlich nicht statt. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außer-halb des EWR befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an Videokonferenzen in einem Drittland aufhalten. Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

„teams“ ist Teil der Cloud-Anwendung Microsoft 365, für welches ein Nutzerkonto erstellt werden muss. Gleichfalls behält sich Microsoft vor, Kundendaten zu eigenen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Dies stellt für die Nutzer von „teams“ ein potentielles Datenschutz-Risiko dar. Wir haben mit dem Anbieter Datenschutzvereinbarungen nebst einer Zusatzvereinbarung für Berufsgeheimnisträger und EU-Standardvertragsklauseln geschlossen. Beachten Sie bitte, dass wir auf die Datenverarbeitungen von Microsoft keinen Einfluss haben. In dem Umfang, in dem „teams“ personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftsvorgängen von Microsoft verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Datenverantwortlicher für diese Nutzung und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Verpflichtungen eines Datenverantwortlichen.

4. Dauer der Speicherung

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen.

Schließlich unterliegen wir zusätzlich verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu 10 Jahre.

Außerdem richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel 3 Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu 30 Jahre betragen können.

5. Verpflichtung zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten

Sie müssen nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Durchführung der Online-Meetings und der Telefonkonferenzen erforderlich sind. Bei Nichtangabe dieser personenbezogenen Daten wird eine Teilnahme an den Online-Meetings und den Telefonkonferenzen nicht möglich sein.

6. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

7. Widerspruchsrecht

a. Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

b. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

c. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@steinundpartner.de.